총회·이사회 자료, 의사록만 PDF로 보관하지 마세요 — 안건·표결·참석자까지 한 데이터로

지역주택조합에서 총회·이사회는 단순한 모임이 아닙니다. "몇 호 안건이 어떻게 가결됐는가"가 곧 사업의 법적 근거가 되고, 추후 분쟁이 생기면 속기록·의사록·공고문이 결정적인 증거가 됩니다.

그런데 현장에서 흔히 보는 풍경은 이렇습니다. 의사록은 PDF로 한 폴더에 던져두고, 안건과 표결 결과는 각자의 머릿속과 한 장짜리 회의록에 있습니다. 몇 년이 지나 조합장이 바뀌면 "3차 임시총회 5호 안건이 가결됐었나?"를 다시 PDF를 뒤져 찾아야 합니다.

APTERP의 「총회/회의」 모듈은 이 흐름을 데이터로 묶습니다. 회의·안건·표결·참석자·첨부파일을 한 레코드로 묶어서, 필터·검색·감사 추적까지 그대로 이어집니다.

① 회의 카드 그리드 ─ 연도·종류로 한 번에 추린다

「총회/회의」 화면에 들어가면 카드 그리드가 나타납니다. 카드 한 장이 회의 한 건이고, 다음 정보가 한눈에 들어옵니다.

• 회의명 + 종류 태그 — 정기총회(파랑) / 임시총회 / 이사회(초록) / 해산총회 등
• 📅 일시 · 📍 장소
• 안건 N건 · 📄 첨부파일 N개 배지
• 상세보기 / 수정 / 삭제 버튼

상단 필터로 연도(2020~내년), 회의 종류를 좁힐 수 있고, 최신순 / 과거순 토글이 있어 "2024년 임시총회만, 과거순으로" 같은 조회가 클릭 두 번으로 끝납니다.

카드 왼쪽의 색 띠(파랑·초록·회색)로 종류 구분이 즉시 인식되어, 9건이 펼쳐져 있어도 정기총회만 시선이 가게 됩니다.

② 상세 드로어 ─ 기본정보 + 안건 + 첨부파일 3탭

카드의 "상세보기"를 누르면 우측에서 드로어가 슬라이드 됩니다. 상단에 회의명, 그 아래 3개 탭이 있습니다.

• 기본정보 — 회의명·종류·일시·장소·참석자수·비고
• 안건 (N) — 안건별 결과·표결·내용
• 첨부파일 — 의사록·공고문·발표자료 등

기본정보 탭은 카드보다 한 단계 더 자세합니다. "참석자수: 243명"처럼 의결 정족수 판단의 기초 자료가 그대로 보이고, 비고 칸에는 의장이나 서기가 메모해 둔 회의 결과가 펼쳐집니다.

③ 안건 탭 ─ 표결 결과가 한 줄에 다 보인다

여기가 핵심입니다. 안건 탭에는 안건마다 카드가 있고, 각 카드에는 다음이 한 화면에 들어갑니다.

• 제N안건 + 제목 (예: "조합사업 진행 및 해산 여부 결정의 건")
• 결과 — "원안가결", "수정가결", "부결" 등
• 찬성 / 반대 / 기권 — 숫자 그대로 (예: 찬성 234 · 반대 6 · 기권 3)

실제 운영 사례에서 한 임시총회의 13개 안건이 모두 "원안가결 · 찬성 234 · 반대 6 · 기권 3"처럼 정렬되어 보이면, 의사록을 다시 펼치지 않아도 의결 정족수 충족 여부가 즉시 확인됩니다.

이 데이터가 별도 표로 정리되어 있으니 나중에 "우리 조합 정기총회에서 가결률이 어땠지?", "기권율이 가장 높았던 안건은?" 같은 질문에도 엑셀 정리 없이 답이 나옵니다.

④ 첨부파일 탭 ─ 의사록·공고문·속기록을 회의에 직접 묶는다

의사록은 단톡방이나 자료실 깊은 폴더에 떨어뜨려 두면 나중에 "이 의사록이 어느 회의 거였지?"가 됩니다. APTERP는 첨부파일을 회의 레코드에 직접 매답니다.

• 파일명·크기·업로드일 한 줄로 정리
• PDF·이미지는 클릭 한 번에 미리보기, 그 외는 다운로드
• 다운로드 / 삭제 버튼이 행마다 따로

한 회의에 "임시총회 공고문 및 책자.pdf (2.7MB)", "속기사회의록.pdf (15.4MB)"처럼 공고 단계와 결과 단계를 한 묶음으로 보관할 수 있습니다. 나중에 감사 자료를 만들 때, 회의 한 건만 펼치면 모든 근거 서류가 따라 나옵니다.

⑤ 회의 등록 / 수정 모달 ─ 안건과 표결을 동시에 입력

"회의 추가" 또는 "수정" 버튼을 누르면 모달이 열립니다. 상단은 회의 메타데이터(회의명·종류·일시·장소·참석자수·비고), 하단은 안건 카드 리스트입니다.

안건 카드 한 장에는 다음 칸이 있습니다.

• 제 N 호 + 안건 제목
• 내용 (textarea)
• 결과 / 찬성 / 반대 / 기권 한 줄에

버튼 한 번이면 안건이 무한히 추가됩니다. 서기가 회의 직후에 그 자리에서 입력해도 부담이 없고, 표결 숫자까지 같은 화면에서 끝낼 수 있습니다. "의사록 → 별도 엑셀에 표결 정리"라는 이중 작업이 사라집니다.

비교 ─ PDF 의사록 보관 vs APTERP

항목	PDF 의사록 보관	APTERP 총회/회의
회의 데이터 단위	PDF 파일 1개	회의 + 안건 + 첨부 묶음
표결 결과 조회	PDF 열어 본문 탐색	안건 탭 한 줄
연도/종류 필터	파일명 정렬	필터 + 최신순 토글
의사록 ↔ 공고문 연결	폴더 구조에 의존	회의 한 건에 묶음
수정 이력	파일 덮어쓰기	감사 로그 자동 기록
정족수·가결률 분석	엑셀 별도 정리	동일 데이터 그대로
인수인계	담당자 따라 누락	조합 단위 영구 보존

마무리

총회·이사회는 한 번 끝났다고 끝이 아닙니다. "몇 호 안건이 어떻게 가결됐는가"는 사업 진행, 분담금 변경, 시공사 선정, 해산 결정의 모든 근거가 됩니다.

PDF 한 장으로 끝내면 "증거 자료"는 남지만 "검색 가능한 데이터"는 남지 않습니다. APTERP는 회의·안건·표결·첨부를 같은 묶음으로 저장해서, 한 번의 입력이 다년간의 운영 자료로 살아남게 합니다.

의사록을 PDF로 보관할지, 회의 데이터로 보관할지 ─ 조합 운영의 안정성은 여기서 갈립니다.

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